Kockázatcsökkentés

A kockázatcsökkentés a kellő gondossági eljárás harmadik lépése. Ha a kockázatértékelés alapján a releváns termék meg nem felelésének kockázata elhanyagolhatónál nagyobb, a piaci szereplőnek a termék forgalomba hozatala vagy kivitele előtt megfelelő és arányos kockázatcsökkentő eljárásokat és intézkedéseket kell alkalmaznia.

Az intézkedések célja, hogy a meg nem felelés kockázata megszűnjön vagy elhanyagolható szintre csökkenjen. A releváns termék mindaddig nem hozható forgalomba és nem vihető ki, amíg ezt az eredményt a piaci szereplő nem éri el.

Az EUDR 13. cikke szerinti egyszerűsített kellő gondosság alkalmazása esetén főszabály szerint nem kell elvégezni a 11. cikk szerinti kockázatcsökkentést. Ha azonban a piaci szereplő olyan információhoz jut, amely a releváns termék meg nem felelésének vagy a rendelet kijátszásának kockázatára utal, teljesítenie kell az EUDR 10. és 11. cikkében meghatározott kötelezettségeket.

A downstream piaci szereplők és a kereskedők nem végeznek az EUDR 11. cikke szerinti kockázatcsökkentést. A rájuk vonatkozó kötelezettségeket az EUDR 5. cikke határozza meg.

A kockázatcsökkentő intézkedések kiválasztása

A kockázatcsökkentő intézkedéseket minden esetben az elvégzett kockázatértékelés eredménye alapján kell meghatározni. Az intézkedésnek az azonosított kockázathoz, az érintett releváns termékhez, az előállítási területhez és az ellátási lánc sajátosságaihoz kell igazodnia.

Nem elegendő általános, minden termékre azonos módon alkalmazott intézkedéseket meghatározni. A piaci szereplőnek be kell tudnia mutatnia, hogy az adott intézkedést mely kockázati tényező miatt választotta, és az hogyan járult hozzá a kockázat megszüntetéséhez vagy elhanyagolható szintre csökkentéséhez.

Az EUDR nem határoz meg minden esetben kötelezően alkalmazandó intézkedést. A piaci szereplő felelőssége, hogy a feltárt kockázat jellegének és mértékének megfelelő, arányos és ténylegesen eredményes intézkedést válasszon.

Milyen kockázatcsökkentő intézkedések alkalmazhatók?

A kockázatcsökkentés magában foglalhatja

• további információk, adatok, igazolások és dokumentumok bekérését a beszállítótól vagy más forrásból, valamint azok tartalmának és megbízhatóságának ellenőrzését;
• független vizsgálatok, felmérések vagy auditok elvégzését, ha ezek szükségesek az azonosított kockázat tisztázásához;
• a termék eredetére, előállítási helyére, ellátási láncára vagy a felhasznált releváns árukra vonatkozó további vizsgálatok elvégzését;
• az előállító ország vonatkozó jogszabályainak való megfelelést igazoló további bizonyítékok beszerzését és ellenőrzését;
• a beszállítók – különösen a mezőgazdasági kistermelők – megfelelésének elősegítését kapacitásfejlesztéssel, képzéssel vagy beruházásokkal;
• minden további olyan eljárás vagy intézkedés alkalmazását, amely az adott kockázat megszüntetésére vagy elhanyagolható szintre csökkentésére alkalmas.

A felsorolás nem teljes körű. Az alkalmazandó intézkedések meghatározásakor nem azok elnevezése, hanem az a döntő, hogy alkalmasak-e a kockázatértékelés során feltárt konkrét kockázat kezelésére.

Ha a további információk vagy ellenőrzések nem tisztázzák megfelelően a meg nem felelésre vonatkozó aggályokat, a piaci szereplő nem állapíthatja meg, hogy a kockázat elhanyagolható. Ilyen esetben a releváns terméket nem hozhatja forgalomba és nem viheti ki.

A piaci szereplő belső kockázatkezelési rendszere

A piaci szereplőknek megfelelő és arányos belső szabályokat, ellenőrzéseket és eljárásokat kell kialakítaniuk az azonosított kockázatok hatékony csökkentésére és kezelésére. Ezeknek igazodniuk kell a piaci szereplő tevékenységéhez, méretéhez, az érintett releváns termékekhez és az ellátási láncok sajátosságaihoz.

A belső rendszernek ki kell terjednie

• a kockázatkezelési feladatok, a felelősségi körök és a döntési folyamatok meghatározására;
• az azonosított kockázatokkal, a megtett intézkedésekkel és azok eredményével kapcsolatos belső jelentéstételre;
• a kockázatcsökkentési döntések, ellenőrzések, intézkedések és bizonyítékok nyilvántartására;
• annak belső ellenőrzésére, hogy a kialakított eljárásokat a gyakorlatban megfelelően alkalmazzák-e;
• annak biztosítására, hogy elhanyagolhatónál nagyobb kockázatot hordozó releváns terméket ne hozzanak forgalomba és ne vigyenek ki.

A kkv-nak nem minősülő piaci szereplőknek vezetői szintű, a megfelelésért felelős tisztviselőt kell kijelölniük. Emellett független ellenőrzési funkciót kell működtetniük a belső szabályok, ellenőrzések és eljárások vizsgálatára.

A belső ellenőrzésnek nemcsak a dokumentumok meglétére kell kiterjednie, hanem arra is, hogy a kialakított eljárások a gyakorlatban alkalmasak-e a nem megfelelő termékek felismerésére és forgalomba hozataluk vagy kivitelük megakadályozására.

A döntések dokumentálása és felülvizsgálata

A piaci szereplőnek dokumentálnia kell a kockázatcsökkentő eljárásokra és intézkedésekre vonatkozó döntéseit. A dokumentációból egyértelműen ki kell derülnie, hogy

• milyen kockázati tényezőt azonosítottak;
• az azonosított kockázatot milyen információk és bizonyítékok támasztották alá;
• a piaci szereplő milyen intézkedést választott, és miért azt tartotta megfelelőnek;
• az intézkedést hogyan hajtották végre;
• milyen további információk vagy bizonyítékok keletkeztek;
• a piaci szereplő milyen eredmény alapján állapította meg, hogy a kockázat megszűnt vagy elhanyagolható szintre csökkent.

A döntések dokumentálása nem helyettesíti a kockázat tényleges csökkentését. A dokumentációnak az elvégzett intézkedéseket, azok eredményét és a levont következtetést egyaránt alá kell támasztania.

A kockázatcsökkentő eljárásokra és intézkedésekre vonatkozó döntéseket legalább évente felül kell vizsgálni. A piaci szereplőnek be kell tudnia mutatnia, hogyan hozta meg ezeket a döntéseket, és a dokumentációt az illetékes hatóság kérésére rendelkezésre kell bocsátania.

A kellő gondossághoz kapcsolódó valamennyi dokumentációt – ideértve a kockázatcsökkentésre vonatkozó nyilvántartásokat, intézkedéseket és eljárásokat – legalább öt évig meg kell őrizni.

A kockázatcsökkentés eredménye

A kockázatcsökkentési folyamat akkor tekinthető eredményesnek, ha a piaci szereplő megfelelő és ellenőrizhető információk alapján meg tudja állapítani, hogy a releváns termék meg nem felelésének kockázata megszűnt vagy elhanyagolható szintre csökkent.

A piaci szereplőnek az egyes releváns termékek tekintetében be kell tudnia mutatnia az adatgyűjtés, a kockázatértékelés és – amennyiben szükséges volt – a kockázatcsökkentés egymásra épülő folyamatát. A dokumentációból egyértelműen azonosíthatónak kell lennie, hogy a meghozott döntések és intézkedések mely termékekre és mely előállítási forrásokra vonatkoztak.

Ha a kockázat az alkalmazott intézkedések ellenére sem csökkent elhanyagolható szintre, a releváns termék nem hozható forgalomba és nem vihető ki.