Érdeklődő kertészeknek az elektronikus ügyintézésről

A közigazgatásban a törvényi előírásoknak köszönhetően rohamosan terjed az e-ügyintézés. A modernizáció azonban csak akkor lehet teljes, ha abban az állampolgárok, illetve a gazdaság szereplői is részt vesznek. Az E-ügyintézési törvény kötelezővé tette az elektronikus ügyintézés bevezetését az állami szervek és a gazdálkodó szervezetek részére. Az ügyfél jogosult ügyeit elektronikus úton intézni, nyilatkozatait elektronikus úton megtenni, amelynek lehetőségét és technikai hátterét az erre kötelezett szerveknek biztosítani kell.

Mivel az elektronikus ügyintézés még újszerű és első látásra bonyolult dolog, a benne való eligazodást e cikkel szeretnénk megkönnyíteni ügyfeleinknek. Egy általános tájékoztatás után, amelyben végig vesszük a főbb elektronikus ügyintézésnél használt fogalmakat és rendszereket, a Nébih Mezőgazdasági Genetikai Igazgatóság Kertészeti Szaporítóanyag Felügyeleti Osztály hatáskörébe tartozó ügyek elektronikus ügyintézéséhez nyújtunk segítséget, tájékoztatást.

I.    ÁLTALÁBAN AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSRŐL
Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési tv.) így rendelkezik az elektronikus ügyintézés használatáról: „az ügyfél jogosult az elektronikus ügyintézést biztosító szerv előtt az ügyei intézése során ügyintézési cselekményeit elektronikus úton végezni, nyilatkozatait elektronikus úton megtenni”. Elektronikus ügyintézésre köteles az ügyfélként eljáró gazdálkodó szervezet. Természetes személy csak törvényben kötelezhető elektronikus ügyintézésre.
Gazdálkodó szervezetnek kell tekinteni a cégeket (Zrt., Kft., Bt., stb.) és az egyéni vállalkozó természetes személyeket. A cégek az ügyeiket a hatóságokkal cégkapun, az egyéni vállalkozók Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartáson (KÜNY-ön) intézik, ahova a többi között ügyfélkapus azonosítással tudnak belépni. Meghatalmazotti státusz jelölésére is lehetőség van.
Az őstermelőként tevékenykedő természetes személyek részére nem kötelező az elektronikus kapcsolattartás, de nekik is ajánljuk.  Különösen fontos lehet ez a mostani pandémiás időszakban, hiszen a postahivatal ez által elkerülhető. Ehhez rendelkezniük kell ügyfélkapuval, és olyan eszközzel, amivel a kitöltött iratot digitalizálni tudják (szkenner, fényképezőgép).
Ügyfélkapu nyitását bármelyik kormányablakban lehet kérni, mindössze egy e-mail címre és egy személyi igazolványra van szükség hozzá.

II.    ÜGYFÉL-TECHNIKÁK

Technikai kellékek
Az ügyfeleknek az elektronikus ügyintézéshez szükségük van egy interneteléréssel rendelkező számítógépre (vagy internetezésre alkalmas telefonra, táblagépre), egy böngészőre (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera vagy Safari böngészők legfrissebb verzióira), ügyfélkapura vagy cégkapura, és bizonyos esetekben szkennerre, nyomtatóra, azonosításhoz használható kártyaolvasó eszközre vagy ÁNYK nyomtatványkitöltő programra.

Ügyfélkapu, cégkapu, Rendelkezési Nyilvántartás
Az ügyfélkapu és a cégkapu olyan számítógépen, internetezésre alkalmas telefonon vagy táblagépen kezelhető elektronikus rendszer, amely alkalmas az ügyfelek (feladó) azonosítását követően üzenetek küldésére, fogadására és tárolására.
A KÜNY Tárhely a természetes személyek, a cégkapu a gazdálkodó szervezetek kommunikációs csatornája. Az onnan és oda érkező küldeményeket hivatalos, ellenőrzött és feladott küldeménynek kell tekinteni. A cégkapu nyitására kötelezett gazdálkodó szervezetek közé tartoznak a gazdasági társaságokon túl az egyesületek, egyesülések, a szövetkezetek, az ügyvédi és közjegyzői irodák, az alapítványok, a társulatok és a külföldi vállalatok fióktelepei is. Az egyéni vállalkozók ügyfélkaput használnak.
A cégkapu az ügyfélkapuról indul. Ahhoz, hogy a cégkapus tárhelyünket is elérjük, előzetesen cégkapus regisztráció is szükséges (aminek folyamatára jelenlegi cikkünkben nem térünk ki.) Belépve az egyéni tárhelyükre (tarhely.gov.hu) tudunk átváltani a cégkapus tárhelyünkre, ezzel jelezve, hogy a cég nevében járunk el. Belépés után a nevünk alatt találtunk egy "Értesítési tárhely" feliratot, amire kattintva lehet kiválasztani a postafiókhoz tartozó tárhelyeket:
értesítési tárhely: saját tárhelyünk (egyéni tárhely)
adószám első 8 számjegye és cégnév: cégkapus tárhely
Amennyiben a cégkapus tárhelyet szeretnék elérni, akkor szükséges átváltanunk az alapértelmezett értesítési tárhelyünket cégkapusra. Természetesen alapértelmezettként beállíthatjuk a cégkapus tárhelyet is, erre a Beállítások/Felhasználói beállítások/Alapértelmezetten megjelenő postafiók átállításával van mód.
Mivel az ügyfélkapus belépés felhasználónévhez és jelszóhoz kötött, az ügyfélkaput (cégkaput) alap esetben a tulajdonoson kívül más nem használhatja. Azonban, más is intézheti a cég ügyeit (a saját ügyfélkapujáról), abban az esetben, ha jogosult a cég képviseletére. Gyakori eset, hogy a cég nevében az ügyvezetőn kívül eljárásra jogosult a könyvelő is. A felhatalmazásokat cégnyitáskor, illetve később az úgynevezett ”rendelkezési nyilatkozatokban” lehet megtenni. (A cégképviselet alapján való ügyintézéshez ki kell választani az Ügyfélprofil jobb felső sarkában, a név alatt található legördülő menüből a „Cégképviselet alapján járok el” lehetőséget.; lásd: Ügyfélprofil).
Mind az ügyfélkapunál, mind a cégkapunál az ügyfélnek lehetősége van ügyek egyedileg meg nem határozott körére kiterjedő, maximum 5 évig érvényes ún. általános meghatalmazás tételére is. Ez azt jelenti, hogy az ügyintézésekhez már nem szükséges külön papír alapú meghatalmazást készíteni, és azt a meghatalmazott ügyfélnek magával vinni, hanem az ügyintézéskor az ügyintéző is le tudja kérdezni, hogy az adott ügy kapcsán, az ügyfélszolgálaton (pl. kormányablakban) megjelent, beazonosított személy rendelkezik-e meghatalmazással a megbízójától.
A meghatalmazások (rendelkezési nyilatkozatok) bekerülnek a Rendelkezési Nyilvántartásba (RNY) ahol az arra jogosultak megtekinthetik. A hatóságok részére előírás, hogy a küldemények beérkezésekor ellenőrizzék az RNY-ben tárolt rendelkezéseket, és csak a megbízással rendelkező személytől érkező küldeményeket fogadják be. A rendelkezések a visszaélések elkerülése érdekében fontosak, valamint, hogy az ügyintézés gördülékeny legyen. Sajnos, az ügyfelek jelentős része nem élt még a rendelkezés lehetőségével, ezért szeretnénk mindenkit biztatni, hogy használja ki ezt a lehetőséget, és ne adja ki az ügyfélkapuja jelszavát.  

Rendelkezési Nyilvántartás tartalma
Az RNY felületre való ellátogatás azért is fontos, mert itt állíthatjuk be, hogy a rendszerhez csatlakozott szervekkel és piaci szereplőkkel (pl. az egyes állami szervekkel) való kapcsolattartás során az elektronikus kapcsolattartást preferáljuk. Tájékoztatjuk őket, hogy tőlünk a megkereséseket elektronikus úton várhatják, továbbá azt is, hogy minket milyen módon érhetnek el, küldhetnek e joghatás kiváltására alkalmas, valamint tájékoztatási célú küldeményeket elektronikusan. Választani lehet a különböző szervek között. A felületen kell nyilatkozni arról is, hogy van elektronikus tárhelyünk, és azt hivatalos elérhetőségnek tekintjük a különböző szervekkel történő kapcsolattartásban, beállíthatjuk, hogy melyekkel.
Továbbá egyéb elektronikus kapcsolattartási címeket adhatunk meg (elsődleges és másodlagos telefonszám, e-mail cím, SMS, Faxszám). Itt is kiválaszthatjuk, hogy mely szerveknek engedélyezzük, hogy ezen utakon is megkereshessenek minket.
Nyilatkozhatunk azonban arról is, hogy a fenti szervek nem küldhetnek számunkra tájékoztatókat, értesítéseket (hanem csak hivatalos iratokat), illetve kizáró rendelkezést lehet tenni arra vonatkozóan, hogy mely szervtípusok alá tartozó szervek ne küldhessenek elektronikus úton, kizárólag postai úton összefoglalót az utólagosan nem bizonyítható tartalmú (pl. telefonon tett), ügyintézéssel kapcsolatos nyilatkozatokról. Jelenleg kizárólag a Telefonos Azonosítással történő bejelentkezésekről, jelszó-aktiválásokról és jelszó-cserékről kérhető értesítés, de ezek köre bővülni fog.
 A felületen meg lehet tekinteni a már megtett rendelkezéseket a belépő személyre vonatkozó rendelkezéseket, és a jóváhagyásra váró rendelkezéseket.
A Rendelkezési Nyilvántartás szolgáltatás segítségével meghatározhatjuk azokat az azonosítási módokat, amelyekkel a jövőben azonosítani kívánjuk magunkat az elektronikus ügyintézések során. Ilyen azonosítási mód lehet az Ügyfélkapuval vagy a Telefonos Azonosítással történő azonosítás. Ugyanakkor ez a rendelkezés szolgál bizonyos elektronikus azonosítási módok letiltására is, így például az Ügyfélkapuval történő azonosítás vagy a Telefonos Azonosítás engedélyezésére vagy kizárására.
Érdemes elolvasni a felületen található tájékoztatót is, ebben összefoglalják a Rendelkezési Nyilvántartásra vonatkozó tudnivalókat.
A Rendelkezési Nyilvántartás itt található: https://rendelkezes.gov.hu
A szolgáltatás segítségével az adminisztrációs terhek jelentősen csökkennek, a hivatalokkal történő kapcsolattartás kiszámíthatóbbá, gyorsabbá és hatékonyabbá válik az ügyfél által megadott csatornákon keresztül.

Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ)
Az elektronikus ügyintézés során alapvető, hogy más ne élhessen vissza a szolgáltatással, vagyis rajtunk kívül, a mi nevünkben csak mi, vagy az a személy intézkedhessen a különböző szervek (pl. hatóságok) felé, akit a kapcsolattartásban részt vevő szervek azonosítani tudnak, illetve aki tőlünk (a jogosulttól) meghatalmazással rendelkezik. Ennek érdekében az ügyfélkapuba való belépés előtt egy azonosítás szükséges, amelyet a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) lát el.
A KAÜ-ben megválaszthatjuk az azonosítás módját:
1.    felhasználó név és jelszó, 
2.    elektronikus személyi igazolvány
3.    telefonos azonosítás
4.    arcképes azonosítás
Az arcképes azonosítási szolgáltatás eléréséhez szükséges egyszeri regisztráció az online térben zajlik: videokommunikáción keresztül, ügyintéző segítségével. A szolgáltatásra történő regisztráció a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) felületén kezdeményezhető.  A regisztráció véglegesítése után a későbbi bejelentkezések alkalmával már ügyintézői segítség nélkül egyszerűen és gyorsan tudják azonosítani magukat az ügyfelek, a rendszer automatikusan felismeri a regisztrált felhasználót, és tovább lépteti.
Amikor a kormányablakban ügyfélkaput igényel, egy e-mail címen kívül meg kell adni egy felhasználóazonosítót és egy jelszót. Ezekkel fog tudni belépni az ügyfélkapuba. 
A 2016. január 1-jét követően kiadott elektronikus személyazonosító igazolvánnyal (eSzemélyi) is beléphet, ha a számítógépéhez csatlakoztatja a kártyaolvasó eszközt, és a telepíti az eSzemélyi Kliens kártyaolvasó alkalmazást. Ilyen esetben a személyi igazolványhoz tartozó PIN-kód segítségével tudja magát azonosítani.
A telefonos azonosítás sajátossága abban rejlik, hogy a telefonos azonosító és a hozzá tartozó jelszó is számokból áll, amely a webes felületen történő bejelentkezés mellett a telefonhíváson keresztül történő azonosítást is lehetővé teszi bizonyos esetekben. A telefonos azonosítás igényelhető az okmányirodákban és kormányablakokban. 
Az azonosítási szolgáltatásra vonatkozó tiltást feloldhatja online egy másik azonosítási szolgáltatás használatával a Rendelkezési Nyilvántartásban, illetve személyes ügyintézés keretében bármelyik Kormányablakban.
A KAÜ-ről további információ elérhető a https://kau.gov.hu/informacio/kau oldalon.

Ügyek intézése elektronikus úton
Az ügyfélkapu elérésének számtalan útja van, mivel az ügyintézési felületek is rávezetnek minket. Ha hivatali ügyet szeretne intézni, és nem tudja, hogy honnan kezdje, akkor javasoljuk az új magyarország.hu oldalt: https://magyarorszag.hu, vagy  a régi oldalt: https://regi.magyarorszag.hu/. Az ügyintézést az egyes hivatalok oldaláról is lehet kezdeni. Több hivatal rendelkezik már úgynevezett Ügyfélprofillal, amelynek segítségével könnyebben tájékozódhatunk az adott hivatalnál intézhető ügyekről (lásd: Ügyfélprofil).
Ügyfélkapus tárhely elérése közvetlenül innen is történhet: https://ugyfelkapu.gov.hu/
Az új magyarország.hu felület (https://magyarorszag.hu) jól átlátható, könnyen kezelhető. A felületre felmenve, anélkül, hogy be kellene lépnünk az ügyfélkapuba, megtekinthetjük az összes hazánkban elektronikusan intézhető ügyet. Érdemes ezekkel megismerkedni, mert, ha megtesszük, egy csodálatos világ tárul elénk, és biztosan kedvet kapunk ügyeink elektronikus intézéséhez. Ki ne örülne annak, ha például egy tulajdoni lapot, vagy térképet 5 perc alatt megtekinthet, vagy letölthet, anélkül, hogy a hivatalba be kellene mennie, vagy egy iratot a Nébih-be pár gombnyomással elküldhet?
A felületen az ügyekről teljeskörű tájékoztatást nyújtanak, beleértve a vonatkozó jogszabályokat, a kapcsolódó nyomtatványokat, dokumentumokat (amelyek innen le is tölthetők), a szerv elérhetőségét és a jogorvoslati lehetőségeket. A felületről az adott ügy, illetve a jogorvoslat közvetlenül is intézhető. Megtudhatjuk azt is, hogy az ügy díjköteles-e, és mennyi az eljárás díja.
A magyarország.hu oldalon a Nébih-nél intézhető ügyek a baloldali menü Mezőgazdaság, környezetvédelem/Élelmiszerbiztonság menüpontban található. Mivel a Nébih-nél nagyon sok ügy intézhető, hosszadalmas és nehéz eligazodni az ügyek között, ha nem tudjuk, mit akarunk. Ilyen esetben a Nébih Ügyfélprofil Rendszerét ajánljuk inkább, ahol ugyanezen ügyek csoportosítva vannak feltüntetve. 

Ügyfélprofil Rendszer (ÜPR)
Az egyes szervekkel való ügyintézést kezdhetjük a honlapjukról is, erre szolgál az Ügyfélprofil Rendszer.
Az Ügyfélprofil Rendszer segítségével az adott szervnél intézhető ügyek csokorba szedve találhatók, így könnyebben megtaláljuk az ügyet. Az Ügyfélprofil Rendszerben az ügyek leírása ugyanaz, mint amelyet a magyarország.hu-ról is elérünk (lásd: fenn), csak annyiban különbözik, hogy a fa-szerkezetben elrendezett menüsorokon végig haladva az egyes részlegek ügyei szakmai és logikai rendben együtt találhatók, így az elérésük könnyebb.
Az ügyfélprofil a Nébih Portálon (http://portal.nebih.gov.hu/) a képernyő jobb oldalán található „Ügyfélprofil” mezőre kattintva (vagy közvetlenül a https://upr.nebih.gov.hu/login linken) érhető el.
Itt bátran jelentkezzen be, akkor is, ha nem akar konkrét ügyet intézni, csak meg szeretné tekinteni az ügyeket. A bejelentkezésnél azonosítania kell magát (Ügyfélkapu). Belépés után válassza az első, „Ügyintézés és felügyeleti díj bevallás” címet. Lehet bejelentkezés nélkül is böngészni a https://upr.nebih.gov.hu/ng/ugyintezes/ugykatalogus felületen. A link megtalálható az ÜPR bejelentkezési oldalán is.
Lehetőség van az ügyeket saját jogon, meghatalmazottként, vagy cégképviselet alapján is intézni. Ebben az esetben az ÜPR kezdőképernyőjén található jobb felső oldali fejlécben található legördülő menüből tudja kiválasztani, hogy saját nevében, a meghatalmazója nevében, vagy cégképviselet alapján szeretne eljárni.
A Meghatalmazás menüpontban van lehetősége új meghatalmazást készíteni, valamint itt tudja kezelni a már létrehozott meghatalmazásait.  
Visszatérve az „Ügyintézés és felügyeleti díj bevallás” menüponthoz, a Nébih Ügykatalógusához jut, itt válassza a Növényi szaporítóanyag, majd ezen belül a Kertészeti Szaporítóanyag címet. 
A megjelenő felület bal oldalán a Nébih kertészeti szaporítóanyag felügyeletéhez tartozó összes ügy megtalálható, vagyis az összes szőlő, gyümölcs, dísznövény és zöldségpalánta (dughagyma, fokhagyma, gyógynövény) szaporítóanyaggal kapcsolatos ügy. Az ügyek rövid leírása alapján már könnyen ki tudja választani a kívánt ügyet.
Az Ügyfélprofil Rendszer akkor is megtekinthető, ha ügyet nem akar intézni. Bátorítom is, hogy tekintse meg a felületet, mert a későbbiekben még hasznára lehet.

Elektronikus űrlap szolgáltatás
Egyes ügyek elektronikus intézéséhez elektronikus űrlapot kell kitölteni. A Nébih-nél már számtalan ügy intézése biztosított elektronikus űrlap segítségével, azonban jelenleg a kertészeti szaporítóanyag ügyek egyike sem ilyen. Tájékozódásul, érdemes az elektronikus űrlap jelentésével is megismerkedni, mert más ügyek intézésénél hasznos lehet.
Az elektronikus űrlapokra jellemző, hogy egy szakrendszerhez kapcsolódnak. Az űrlapokat vagy az adott szakrendszer saját IT rendszere biztosítja, vagy az ÜPR felületén kialakított és ott kiküldendő űrlap jut el a szakrendszerekhez. 
 Az űrlapokat és mellékleteiket minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy bélyegzővel lehet ellátni, vagy azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítési szolgáltatás (AVDH) igénybevételével lehet hitelesíteni (lásd: Azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítési szolgáltatás).
Az elektronikus űrlapok kitöltéséhez az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) programot kell előzetesen letölteni, amely a Java program alatt fut. Ha nincs a számítógépén Java, akkor azt is le kell tölteni előtte. A Java megfelelő verziószámáról a NAV honlapján tájékozódhat, ahonnan az ANYK program letölthető: https://www.nav.gov.hu/nav/letoltesek. Ha egy számítógépre letöltötte az ÁNYK-t, akkor azt később is használhatja.
Az ügyek jelentős részéhez még nem áll rendelkezésre elektronikus űrlap, az ilyen ügyek e-Papír szolgáltatáson keresztül intézhetők (lásd: E-Papír szolgáltatás).

Azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítési szolgáltatás (AVDH)
A NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.  (https://www.nisz.hu/hu) AVDH-szolgáltatás oldalán az elektronikus aláírással nem rendelkező állampolgárok is feltölthetnek és hitelesíthetnek dokumentumokat, ezáltal teljes körűen részt tudnak venni az elektronikus ügyintézésben.
A szolgáltatás használatához tanúsítvánnyal vagy Ügyfélkapuval történő azonosítás szükséges.
 Hitelesítés menete:
A hitelesíteni kívánt fájl kiválasztásához a "Fájl kiválasztása" mezőbe kattintva, a felugró tallózó ablakban a saját gépéről kiválaszthatja azt a fájl, amelyen a hitelesítést el szeretné végezni.
A hitelesítés típusának kiválasztása előtt célszerű tájékozódni arról, hogy a szervezet, akinek a hitelesített dokumentumot benyújtja, melyik hitelesítési típust fogadja be. A Hiteles PDF típusú eljárással csak 20 megabyte méretkorlát alatti pdf típusú fájlokat lehet hitelesíteni. Az ennél nagyobb fájlméretű PDF dokumentumokat és minden más fájltípusú dokumentumot ASiC eljárással kell hitelesíteni, ahol a méretkorlát 200 megabyte.
Az ÁSZF jelölőnégyzet kipipálásával kell elfogadni az Általános Szolgáltatási Feltételeket, majd el kell küldeni a dokumentumot a rendszernek hitelesítésre. A küldés után azonosítania kell magát minősített tanúsítvánnyal vagy ügyfélkapus felhasználónevének és jelszavának pontos megadásával.
Sikeres azonosítás után az AVDH-rendszer hitelesíti a dokumentumot, amely az oldalról közvetlenül letölthető. Lehetőség van a dokumentum URL-jének e-mailben történő elküldésére is, amelyről 24 órán belül lehet letölteni a dokumentumot.

E-Papír szolgáltatás
Azokban az ügyekben, amelyekben nem biztosított a „valódi” elektronikus ügyintézés, azaz nem áll rendelkezésre elektronikus űrlap (lásd: fenn), az e-Papír felületet lehet használni: https://epapir.gov.hu/
Az e-Papír szolgáltatás az „általános célú elektronikus kérelem űrlap” rövidített elnevezése.
Az e-Papír szolgáltatás egy díjmentes, hitelesített üzenetküldő alkalmazás, amely internetkapcsolaton keresztül, elektronikus úton köti össze az ügyfélkapuval rendelkező felhasználókat a szolgáltatáshoz csatlakozott intézményekkel.
Az e-Papír szolgáltatás az elektronikus ügyintézés egyszerű ügyintézési módja, lényegében a papír alapú szabad szöveges küldemény elektronikus változatának megfelelő szolgáltatás. Az e-Papír minden hitelesen azonosított felhasználó számára elérhető. 2018. január 1. naptól az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles biztosítani az e-Papír szolgáltatás útján előterjesztett beadványok fogadását, ha az adott ügytípus elektronikus űrlappal nem támogatott. A szolgáltatás kizárólag akkor vehető igénybe, ha azt jogszabály nem zárja ki, így például, ha kötelező a személyes megjelenés.
Az e-Papír szolgáltatás igénybevételének Ügyfélkapu regisztráció a feltétele.
Az ügyintézési határidő az e-Papír eljárás esetén a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervhez történő megérkezését követő napon kezdődik. 

Az elektronikus irat kézbesítésének szabályai
Az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény (a továbbiakban: Ákr.) vonatkozó rendelkezése szerint az elektronikusan kézbesített irat az átvétel napján kézbesítettnek minősül. A rendszer üzenetet küld (e-mailben) az ügyfélnek, ha a tárhelyére küldemény érzett. Ezt a funkciót az ügyfélkapun érdemes beállítani, így hamar értesülhet a küldemény megérkezéséről. Abban az esetben, ha a küldeményt nem veszi át, a rendszer még egyszer megkísérli a kézbesítést. Sikertelen kézbesítés estén Meghiúsulási igazolás küldésével értesíti a hatóságot arról, hogy az iratot nem vették át. Fontos információ, hogy az át nem vett irat is kézbesítettnek minősül a Meghiúsulási igazolástól számított 5 nap múlva. 
 
Elektronikus aláírás
Az ügyfélnek elektronikus úton megküldött iraton elektronikus aláírás szerepel. Az elektronikus aláírás nem a beszkennelt kézzel írott aláírást jelenti, hanem a kódolás egy speciális változatát. Ha egy dokumentumot elektronikusan írunk alá, akkor olyan módon kódoljuk, hogy a létrejött kódolt dokumentum hitelességét annak szerkezete biztosítja. Az elektronikus aláírás hitelességéről európai uniós és hazai jogszabályok rendelkeznek. Az elektronikusan aláírt, kódolt dokumentum olyan speciális szerkezettel rendelkezik, amelynek alapján bizonyítható, hogy ki volt az, aki a kódolást elvégezte, és az is bizonyítható, hogy az illető pontosan mely dokumentumot kódolta. Így, ha ugyanaz a személy több dokumentumot ír alá, az egyes dokumentumokhoz tartozó aláírásainak különböznie kell egymástól. Ha egy rosszindulatú fél átmásolja más elektronikus aláírását egy másik dokumentumra (amit az illető nem írt alá), kimutatható lesz, hogy az aláírás és ezen másik dokumentum nem tartoznak össze.
Az elektronikus aláírás elkészítéséhez az aláírónak tanúsítványra, egy elektronikus aláírás létrehozására (vagy ellenőrzésére) szolgáló szoftverre (például az e-Szignó programra) és egy saját aláírás-létrehozó adatra (úgynevezett magánkulcsra, vagy tokenre) van szüksége, amelyet a tulajdonosa egy kártyán tárol. Az aláírás-létrehozó adat úgy képzelhető el, mint egy nagyon hosszú szám. Amikor aláírunk egy dokumentumot, akkor a saját aláírás-létrehozó adatunk alapján kódoljuk azt. Nagyon fontos, hogy mindenkinek különböző aláírás-létrehozó adattal kell rendelkeznie, és mindenkinek titokban kell tartania a saját aláírás-létrehozó adatát. Az aláírás-létrehozó adatot tartalmazó intelligens kártyát a visszaélések elkerülése érdekében különösen gondosan szokás tárolni, kezelni. 
A Nébih elektronikus aláírással hitelesített iratain az elektronikus aláírás az irat első oldalának bal alsó sarkában található.  Abban az esetben, ha a dokumentum az ÜPR-en keresztül lett elektronikusan aláírva az aláírás a jobb felső sarokban helyezkedik el (pl. FELIR igazolás).
Az elektronikus aláírás tartalmazza a Nébih logóját, az aláíró teljes nevét, „(sk)” betűjelet, amely a „saját kezével” rövidítése, valamint az aláírás évét, hónapját, napját, óráját, percét és másodpercét. 
A kinyomtatott elektronikus aláírással ellátott irat és másolata is hiteles.

III.    AZ ELEKTRONIKUS KAPCSOLATTARTÁS MEGVALÓSULÁSA A HIVATALOKBAN 
A teljesség kedvéért, röviden szólnék arról is, hogy a hivatalok - és különösen a Nébih - részéről milyen feltételek biztosítják, hogy az ügyintézés a viszonylag új elektronikus módszerekkel biztosított legyen. Ez az az oldal, amelyet az ügyfélként eljáró személy nem láthat, de hasznos, ha tudja, hogy a közigazgatásban milyen fejlesztések voltak/vannak, és azok hogyan kapcsolódnak ügyének intézéséhez. 

Elektronikus ügyintézést biztosító információs rendszer
A hivataloknak is biztosítaniuk kell azokat a műszaki megoldásokat, amelyek segítségével az ügyfelektől és más hivataloktól érkező elektronikus küldeményeket fogadni tudják. Ennek egyik legfontosabb része az elektronikus ügyintézést biztosító információs rendszer (iratkezelő rendszer), amelynek képesnek kell lennie:  
- az ügyfél ügyintézési rendelkezésének lekérdezésére, a személyre szabott ügyintézési felületen keresztül történő ügyintézés lehetőségére, 
- a neki címzett elektronikus üzenetek biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztüli fogadására és kézbesítésére, 
- az ügyfél által elektronikus úton tett jognyilatkozatok, elküldött iratok kézhezvételének jogszabályban meghatározott módon történő haladéktalan igazolására, 
- a legalább fokozott biztonságú és közigazgatási követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással ellátott, illetve elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentumok feldolgozására,
-  Az E-ügyintézési tv. szerint hitelesített dokumentumok előállítására,
-  az ügyfél részére kézbesítendő iratok kézbesítésére az E-ügyintézési tv. szerint valamennyi típusú kézbesítés útján, valamint 
- biztosítania kell elektronikus azonosításhoz kötött szolgáltatás nyújtása esetén a központi azonosítási ügynök szolgáltatáson keresztül elérhető elektronikus azonosítási megoldások ügyfél általi használatát.
A postai úton érkező küldeményeket digitalizálni és feltölteni szükséges az iktató rendszerbe. 
A beérkező és kimenő elektronikus küldeményekről a rendszer visszaigazolásokat küld a hivatalnak, ebből lehet tudni, hogy az ügyfél az iratot átvette vagy nem, amelyet a hivatal követ az elküldött (expediált) iratoknál.

Hivatali Kapu
A Hivatali Kapu (HKP) a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (Központi rendszer, KR) része. Azok a szervezetek használhatnak Hivatali Kaput, akik csatlakoztak a Központi rendszerhez, és Hivatali Kaput igényeltek. A Hivatali Kapu lehetőséget biztosít a csatlakozott szervezetek számára, hogy hatósági ügyeiket papírhasználat nélkül, költséghatékonyabban folytassák le. A tartalmak átadása védett csatornán, bizonylatoltan történik, a kommunikáció későbbi vitathatóságát kizárva. A HKP-n keresztül azok a közfeladatot ellátó szervezetek, amelyek elektronikus ügyintézést biztosítanak hitelesen tudnak elektronikus üzeneteket fogadni, mások (például oktatási intézmények, kamarák, bírósági végrehajtók) hitelesen tudnak üzeneteket küldeni. A Hivatali Kapu tárhellyel rendelkező intézményeket egy úgynevezett rövid név és egy speciális szám (KRID-szám) azonosítja.

IV.    A KERTÉSZETI SZAPORÍTÓANYAGOKKAL KAPCSOLATOS ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS
A szőlő, gyümölcs, dísznövény és zöldségpalánta (dughagyma, fokhagyma, gyógynövény) szaporítóanyaggal kapcsolatos ügyek legtöbbje elektronikusan is intézhető.
Ezeknél az ügyeknél elektronikus űrlap szolgáltatás nincs még, ezért a szakterületek által előírt űrlapokat az e-Papír szolgáltatás segítségével lehet a Nébih részére megküldeni. 

1.    A Nébih honlapján található Ügyfélprofilból indulva, Ügyfélkapus azonosítás után, az „Ügyintézés és felügyeleti díj bevallás” címre kell kattintani. Az ügykatalógusban a „Növényi szaporítóanyag”, majd a „Kertészeti szaporítóanyag” címet kell kiválasztani. Ezután megjelennek az ügyek címei, ahol a megfelelő ügyet kell kiválasztani.

A választható ügyek:
Adatigénylés kertészeti szaporítóanyag-nyilvántartásokból
Alanyszőlő ültetvény kivágás
C.A.C. gyümölcs szaporító alapanyagtermő állományok éves bejelentése (5079)
Dísznövény szaporítóanyag éves jelentés
Dísznövény szaporítóanyag szerződéses termeltetése
Dísznövény szaporítóanyag termesztői és forgalmazói tevékenység bejelentése
Gyümölcs szaporítóanyag címkerendelés
Gyümölcs szaporítóanyag elektronikus származási igazolvány beküldés
Gyümölcs szaporítóanyag ellenőrző termesztés
Gyümölcs szaporítóanyag import
Gyümölcs szaporítóanyag származási igazolvány megküldése
Gyümölcs szaporítóanyag származási igazolvány tömb igénylés
Gyümölcs törzsültetvény létesítés
Gyümölcs törzsültetvény minősítés (5082)
Gyümölcs-termőhelyi kataszterbe vétel
Gyümölcsfaiskolai szaporítási jelentés és leltárjelentés
Gyümölcsfaiskolai szemlebejelentő
Határon átnyúló szaporítóanyag-termesztői és -forgalmazói tevékenység
Kísérleti, tudományos, nemesítési célú, valamint a genetikai sokféleség fenntartására irányuló szőlő szaporítóanyag-termesztés
Szabálytalan tevékenység, termék bejelentése
Szőlő STANDARD ültetvény éves bejelentése (5080)
Szőlő szaporítóanyag címkerendelés
Szőlő szaporítóanyag elektronikus származási igazolvány megküldése
Szőlő szaporítóanyag ellenőrző termesztés
Szőlő szaporítóanyag származási igazolvány megküldése
Szőlő szaporítóanyag származási igazolvány tömb igénylés
Szőlő szaporítóanyag szemlebejelentő
Szőlő törzsültetvény és alanyszőlő ültetvény létesítés
Szőlő törzsültetvény és alanyszőlő ültetvény minősítés (5081)
Szőlőiskolai szaporítási jelentés és leltárjelentés
Új C.A.C. gyümölcs szaporító alapanyagtermő állomány (kijelölt fa/ültetvény) bejelentése (5077)
Új szőlő STANDARD ültetvény bejelentése (5078)
Zöldségpalánta szaporítóanyag éves jelentés

2.    Az ügyintézés indítható közvetlenül az e-Papír felületről is: https://epapir.gov.hu/
Ügyfélkapus azonosítás után egy levélíró felület nyílik ki, ahol már megjelennek a személyes adataink. Itt témacsoportot és ügytípust kell választani. A témacsoport ablakba kezdjük el beírni: Kertészeti szaporítóanyag, ekkor az ügytípusoknál a fentebb felsorolt ügyek jelennek meg, amelyek közül kiválaszthatjuk a megfelelőt.
A hivataloknál már csak a Nébih jelenik meg, így ezt kell beírni.
A levélíró felületen rövid üzenetben tájékoztathatjuk a hivatalt a levél tartalmáról, majd felcsatoljuk a digitalizált iratokat (szkennelés, lefényképezés).
A mentés gombbal a levél továbbításra kerül, amely közvetlenül a hivatal iktatórendszerében jelenik meg.
Az ügyfélkapu tárhelyére a rendszer feladási és letöltési igazolást küld, ebből tudhatjuk, hogy az iratot a hivatal átvette. 

3.    Az ügyintézés indítható a Személyre Szabott Ügyintézési Felületen (https://mo.hu/szuf_fooldal#fooldal) is.
A kertészeti szaporítóanyaggal kapcsolatos Nébih-ben intézhető ügyeket így érhetjük el: 
Ügyfélkapus belépés előtt vagy után a baloldali menüsorból a „Mezőgazdaság, környezetvédelem”, majd az „Élelmiszerbiztonság” témakört választjuk, majd megkeressük a Nébih névsorba rendezett összes ügye között a megfelelőt (a fenti ügyek közül). Használjuk a keresőmotort! A kikeresett oldalon az e-Papír szolgáltatást használjuk.

További tájékoztatásért, kérjük, forduljon közvetlenül osztályunkhoz az mgei@nebih.gov.hu e-mail címen vagy a Nébih ügyfélszolgálaton.